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Kurzfassung auf Deutsch:

Strategien werden innerhalb der öffentlichen Verwaltung immer häufiger als Garant für die erfolgreiche Erfüllung langfristiger Ziele gesehen. Die Überzeugung, dass auch für den Einsatz von Informationstechnologien (IT) explizite Strategien entwickelt werden müssen, ist in der Privatwirtschaft bereits weit verbreitet. Diese Ansicht setzt sich vermehrt auch in der öffentlichen Verwaltung durch. Je komplexer die Informationssysteme werden, je stärker sie die ganze Organisation betreffen, verändern und neu gestalten, desto lauter wird der Ruf nach Strategien, die IT-Projekte für die Führung wieder handhabbar machen. Anknüpfend an die bereits durchgeführten Untersuchungen zu digitalem Aktenmanagement und Electronic Collaboration wird im vorliegenden Bericht die Brücke zum umfassenden technologischen Konzept der Enterprise Content Management-Systeme geschlagen. Als Bestandteile von ECM-Systemen finden Collaborationslösungen sowie Anwendungen des digitalen Aktenmanagements bereits Verbreitung in der öffentlichen Verwaltung der Schweiz. Allerdings konnte in der schweizweiten Erhebung des Electronic Government Barometers 2006 festgestellt werden, dass solche ECM-Komponenten, die grundlegend in die Verwaltungsprozesse eingreifen, weniger verbreitet sind. Ziel des ECM-Konzepts ist es jedoch, sämtliche Prozesse des Lebenszyklus von Informationen bzw. Dokumenten (Erfassung, Verwaltung, Aufbewahrung, Ausgabe und Archivierung) zu unterstützen. Für die informationsbasierten Verwaltungsprozesse stiften diese Systeme einen erheblichen Mehrwert durch Effizienzsteigerung und Kostenersparnis. Die Einführung von ECM‐Systemen ist allerdings nicht zu unterschätzen; begleitet wird diese von einem Prozess organisatorischen Wandels. Um die Komplexität zu reduzieren, werden daher immer häufiger explizite Strategien für die Einführung und Umsetzung von ECM-Systemen entwickelt. Im Bericht werden die für den erfolgreichen Einsatz von ECM-Technologien relevanten Faktoren identifiziert. Dabei wird die Rolle von explizit und implizit bestehenden Strategien beurteilt. Bezeichnend ist, dass formalisierte IT-Strategien keinen direkten Zusammenhang mit dem organisatorischen Wandel aufweisen. IT-Strategien, die sich als Handlungsmuster parallel zum Einführungs-und Umsetzungsprozess dynamisch entwickeln, können hingegen eine unterstützende Wirkung entfalten. Diese Wirkung wird durch eine stärker koordinierende und mitarbeitermotivierende Führung und weniger durch statisch formulierte Zielvorgaben unterstützt.

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